出纳账簿与出纳报告单[金账本]

第一节　会计账簿

   所谓账簿，就是以会计凭证为依据，连续地、系统地、全面地、综合地记录和反映各项经济业务的内容，并以相互联系的专门格式和账页所组成的簿籍。设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，也是会计核算的主要环节。一、会计账簿的分类1.按性质和用途分类　　按性质和用途分为日记账、分类账和备查账。　　（1）日记账，也称序时账簿，是按经济业务发生时间的先后顺序记录经济业务的账簿，实务中常见的有现金日记账、银行存款日记账。　　（2）分类账，是按照账户分类记录各项经济业务的账簿。该账簿按照分类详细程度的不同，分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿，简称总账，是根据一级会计科目设立的总分类账户，按照总括分类记录全部经济业务的账簿。它可以提供各种资产、负债、费用、成本、收入等总括核算资料。明细分类账簿，简称明细账，是按照二级或明细会计科目设立的分类账户。　　（3）备查账，又称辅助账，是对日记账和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。如租入、租出固定资产登记簿、代销商品登记簿等。2.按外在形式分类账薄按照外在形式来分，可分为订本账、活页账、卡片账。　　（1）订本账，是将账页固定装订成册的账簿。这种账簿可避免账页散失，防止损抽账页，易于归档保管。因此，一般规定总分类账簿和现金日记账、银行存款日记账等采用订本账。　　（2）活页账，是将账页装订在账夹中的账簿。此种账簿可根据需要增加账页，便于记账工作的分工，但易于散失或被抽损。这种账簿在使用前要连续编号，登记使用完后装订成册。明细分类账多为活页账。　　（3）卡片账，是将账卡装在账卡箱中的账簿。特点是比较灵活，可根据需要增添、调整，但也易于散失。比较常见的是固定资产卡片式明细账。　　各类账簿都应具备以下基本内容：1.封面　　主要标明账簿的名称，如总分类账、制造费用明细账、材料明细账等，还应标明记账单位名称。2.扉页　　主要账簿名称、编号、页数、启用日期、经管人姓名及交接日期，以及账户目录并经主管会计人员签字盖章。3.账页　　账页是账簿的主要内容，它除了要标明账户名称、总页数和分页数外，主要记录经济业务的内容，设置有登账日期栏、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏。二、出纳日记账设置　　出纳日记账是出纳员用以记录和反映货币资金增减变动情况和结存情况的账簿，包括现金日记账和银行存款日记账。　　现金日记账是按照现金收、付业务发生或完成时间的先后顺序，逐笔登记，用来反映现金的增减变动与结存情况的账簿。　　银行存款日记账是记录和反映本单位在经济业务中由于使用银行转账结算而使银行存款发生增减变动及其结存情况的账簿。　　财政部制定的《会计基础工作规范》规定：“现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得使用银行对账单或者其他方法代替日记账。”所以，出纳应当设置订本式的“现金日记账”、“银行存款日记账”，涉及有价证券业务的，还应当设置有关有价证券方面的一些明细分类账。有价证券明细账主要核算股票、债券等有价证券的增减变动及结存情况，出纳人员对由自己保管的各种有价证券要分设明细账进行核算，如设“长期投资股票投资（××股票）”明细科目核算本单位对××股票的购进、售出以及结存情况。日记账可以选用“三栏式”账簿，也可以根据经济业务的特点和经营管理的需要选用“多栏式”账簿。明细账一般选用“三栏式”账簿。三、出纳日记账的设置和启用　　单位只要有现金或银行存款收付业务发生，就必须设置现金日记账或银行存款日记账。各单位应做到：有钱就有账，以账管钱，收付有记录，清查有手续，保证现金或银行存款的合理使用和安全完整。现金日记账和银行存款是特殊的明细账，为了加强货币资金的管理，采用手工记账的单位，现金日记账和银行存款必须采用订本式账簿。　　账簿是重要的会计档案和历史资料。启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编写页数，不得跳页、缺号。　　账簿启用表一般格式　　账簿启用表

第二节　现金日记账

“三栏式”现金日记账的基本结构为“借方”、“贷方”和“余额”三栏。出纳人员在每日业务终了时，应将现金收、付业务逐笔登记，并结出余额，同实存现金相核对，借以检查每天现金的收、付、存情况及库存现金限额的执行情况。　　例：某公司2008年7月9日支付本公司业务人员张三预支差费1000元，当日做68号记账凭证的内容如下：[答疑编号811050101：针对该题提问]　　借：其他应收款－张三　　　　　1000　　　　贷：库存现金　　　　　　　　　　　1000　　现金日记账（三栏式）　　第95页

现金日记账的登记方法1.根据记账凭证登记现金日记账　　出纳人员每日依据审核无误的与现金或银行存款有关的记账凭证逐笔登记现金日记账。出纳员在办理收、付款时，应当对收、付款原始凭证进行审核，并以审核无误后的记账凭证及所附原始凭证作为登记现金日记账的依据。2.账证相符　　现金日记账所记载的内容必须与现金收款凭证和现金付款凭证相一致。每笔经济业务都要按记账凭证的“日期”、“会计凭证编号”、“摘要”、“金额”和“对应科目”登记。现金日记账应逐笔分行登记，不得将收、付款凭证合并在一行栏目内登记，也不得将收、付款相抵后以差额数字进行登记。登记完毕后，应逐项审核，在确定审核无误后，在记账凭证上的“记账”栏内打“√”，表示已经登记入账，并在记账凭证的下方出纳处签上自己的名字或加盖印章，以示负责。在会计电算化系统中执行记账命令时，会自动按已经审核的记账凭证记账，所以，记账凭证与会计账簿绝对是一致，并且记账凭证上的“记账”栏内已打“√”，记账凭证的下方出纳处电脑也已经自动将出纳的名字标注出来了。

3.登账用笔要使用钢笔、碳素墨水笔，以蓝、黑色墨水书写　　不得使用圆珠笔或铅笔书写。当出现错误。采用红字冲账凭证冲销错误或按照会计制度有关红字登账的有关规定登账时，可用红墨水记账。会计电算化系统中不存在这个问题。4.登记应规范　　出纳员在登记现金日记账时，不得滥造简化字，不得使用同音异义字，不得写怪体字。登记现金日记账的文字和数字必须整洁清晰，准确无误；摘要文字应紧靠左线；数字应写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；数字一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清晰；若数字金额没有角分为整数时，应在角分栏内填写上“00”，不得省略不写，也不得以“一”号代替；文字、数字字体大小要适宜，紧靠底线书写，上面要留出适当空距，一般应占格宽的1／2或1/3，以备按规定方法改错。　　每一页的第一笔经济业务的年、月应在年、月栏中填写，只要不跨年或月度，以后本页再登记时，一律不填月份，只填日期。跨月登记时，应在上月的月结线下的月份栏内填写新的月份。　　对于这个规定，会计电算化系统中只要注意不要输入错别字就可以了，其他的问题不存在。5.连续登记　　出纳员在登记现金日记账时，必须连续登记，不得跳行、隔页，不得随意撕掉页和更换账簿，即使是作废的账页也应当保留在账簿中；在一个会计年度内，任何人不得以任何借口更换账簿或重新抄账簿；记账时必须按页次、行次、位次顺序登记，若不慎发生跳行、隔页时，出纳员应在空行或空页中间划线加以注销，或在此空行、空页上注明“此行空白”或“此页空白”字样，并加盖出纳员名章，以示负责。会计电算化系统中电脑会自动顺序登记。不存在这个问题。6.日清月结　　出纳员应逐笔、序时登记现金日记账，每日终了计算出库存现金的结余（即日清）。为了及时掌握现金收付和结余情况，当日发生的有关现金收款业务必须要当日入账。每日终了应分别计算出当日现金收入和支出的合计数以及账面结余数。并将现金日记账的账面余额与库存现金实有数进行核对，做到账款相符。现金日记账不仅要逐日结出余额，还要按规定结账。会计电算化系统中随时可以得到一定当天或当月现金收入和支出的合计数以及账面结余数，要注意将现金日记账的账面余额与库存现金实有数进行核对，做到账款相符。7.按规定转页　　现金日记账每一页登记完后，必须按规定转页。为了便于计算了解现金日记账中连续记录的当月累计数额，并使用前后账页的合计数据相互衔接，在每一账页登记完毕转接下一页时，须在本页的最末一行摘要栏写上“过次页”字样，并在下一页的第一行摘要栏写上“承前页”的字样，然后将“发生额合计数和余额”结出并结转下页。这里所说的“发生额合计数”应为本月月初至本页止的发生额合计数，这样，就可以根据“过次页”的合计数随时了解本月初至本页末止共收入现金多少，共支出现金多少，也便于月末结账时加计“本月合计”数。　　为了减轻出纳员的记账工作，也可以先在本页最后一行用铅笔结出发生额合计数和余额，核对无误后，用蓝黑色墨水在下一页第一行写出上页的发生额合计数及余额，在“摘要”栏写“承前页”字样，不用在每页的最后一行写“过次页”的发生额和余额。　　会计电算化系统中不存在这个问题。8.按照规定的方法进行更正错误　　出纳员在登记现金日记账发生记录错误时，必须按照规定的方法进行更正。为了提供在法律上有证明效力的核算资料，保证现金日记账的合法性，现金日记账不得任意涂改，严禁擦、挖、刮、补，或使用化学药物清除字迹。当现金收、付款凭证编制正确，只有出纳员在登记现金记账时，发生笔误错误，可采用划线更正法进行更正。会计电算化系统中不存在记账错误的问题。要注意的是，当出纳员发现现金日记账发生错误是由于现金收、付款凭证编制错误造成的，出纳员应把错误的凭证退还给原编制的会计人员，根据重新接到的红字凭证或补充凭证，分别采用红字更正法或补充登记法进行更正。

                         

                                   第三节　银行存款日记账

   银行存款日记账通常也是由出纳人员根据审核后的有关银行存款收、付款凭证按照经济业务发生的时间顺序，逐日逐笔地记录和反映银行存款的增减变化及其结果的账簿。一、银行存款日记账的设置和启用1.银行存款日记账的设置　　单位应按开户银行和其他金融机构、存款种类等，分别设置“银行存款日记账”，即：有几个银行存款账户，就设置几个“银行存款日记账”，以便于与银行核对账目。　　银行存款日记账的设置，与现金日记账基本相同，不同之处是在摘要栏前增设“结算方式”和“对方科目”两栏，以便与银行对账单核对。账簿格式一般采用“三栏式”，也可分别设置“多栏式”的“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。另外，银行存款日记账应按存款种类分别设置“结算户存款”、“信用证存款”等账簿。对外币存款，应按不同币种和开户银行分别设置日记账。2.银行存款日记账的启用　　银行存款日记账在启用账簿时，应严格按照有关规定和要求填写“账簿启用表”。二、银行存款日记账的登记方法1.银行存款日记账是由出纳人员根据审核无误的银行存款收款凭证、付款凭证以及将现金送存银行的付款凭证，逐日逐笔顺序登记的。2.登记时，分别填写“年、月、日”、“会计凭证字号”、“摘要”各栏。“结算、方式”栏根据所发生的经济业务的结算凭证的种类和编号填写。“对方科目”栏根据银行存款收款凭证、付款凭证中的“贷方科目”栏或“借方科目”栏填写（有的银行存款日记账无此栏）。　　银行存款日记账　　第页　　

　银行存款日记账的登记方法和要求与“现金日记账”基本相同。3.每日终了，应分别计算银行存款收入、付出合计数和当日账面余额，以便检查监督各项收支款项，同时便于定期与银行对账单逐笔核对。4.期末，应将单位的银行存款日记账与开户银行转来的对账单进行逐笔核对，以检验单位银行存款日记账的记录是否正确。　　对于企业涉及有有价证券业务的，应当设置有价证券的明细账。由出纳人员对有价证券进行管理，并直接参与有价证券的明细核算。

                                    第四节　对账和结账

   对账就是按照一定的方法和手续核对账目，主要是对账簿登记进行核对、检查。账簿记录是否真实、准确，直接影响到对经济活动效果的分析和会计报告的质量。在实际工作中，由于各种客观原因，可能会造成账簿记录的错记、漏记、重记。因此，必须建立健全对账制度，定期组织好各项核对工作。　　（一）对账的内容　　对账主要包括以下几个方面的内容。1.账证核对　　账证核对就是将各种账簿上所记载的内容与其入账时所依据的记账凭证及所附原始凭证进行逐项核对。出纳人员主要将“现金日记账”、“银行存款日记账”的记录与记账凭证核对，核对内容包括：记账时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。账簿记录与会计凭证所反映的经济业务内容必须一致，数额计算结果相等，保证做到账证相符。2.账账核对　　账账核对就是将有内在联系的各有关账簿记录进行核实、查对，达到账账相符。出纳人员主要是将“现金日记账”、“银行存款日记账”的期末余额与总分类账中的“库存现金”、“银行存款”的期末余额核对，检查总账与日记账记录是否相符。3.账款核对　　账款核对是将记载货币资金的账簿记录与货币资金的实有数额进行核对。检查核对账款是否相符。出纳人员应具体核对以下内容：①将本单位“现金日记账”账面余额与库存现金实际结余数额逐日核对相符。②将本单位“银行存款日记账”的账面记录定期与银行转来的对账单上的记录核对相符。③将本单位有价证券明细账账面余额与库存有价证券实际结余数额逐日核对相符。　　（二）现金长短款的处理　　库存现金实有数比“现金日记账”余额溢余（多了），即发生了长款；若库存现金实有数比“现金日记账”短缺，即发生了短款。出纳员盘点时应当编制“库存现金盘点表”，它是反映现金实有数和调整账簿记录的重要原始凭证。　　库存现金盘点表

如果清查盘点的实际库存现金与账面余额不相符应查明原因，作出妥善处理库存。　　在未查明原因之前，首先要调整现金账面记录。若为现金长款，应借记“库存现金”账户，贷记“待处理财产损溢－待处理流动资产损溢”账户。若为现金短款，应借记“待处理财产损溢－待处理流动资产损溢”，贷记“库存现金”账户。待查明原因后，再做相应的账务处理。　　例题：企业在现金清查中发现现金短款200元。应根据“现金盘点表”编制记账凭证，作如下分录：[答疑编号811050201：针对该题提问]　　借：待处理财产损溢－待处理流动资产损溢　　　　　200　　　　贷：库存现金　　　　　　　　　　　　　　　　200　　经查，现金短款的原因为出纳人员李为工作疏忽造成的，属于出纳人员的责任，决定由出纳人员赔偿时，应根据处理通知书，编制记账凭证，作如下分录：　　借：其他应收款——李为（或库存现金）　　　　200　　　　贷：待处理财产损溢－待处理流动资产损溢200　　例题：2008年5月28日盘点库存现金，发现长款3元。当时未查明原因，先做会计处理如下：[答疑编号811050202：针对该题提问]　　借：库存现金　　　　　　　　　　　　　　　3　　　　贷：待处理财产损溢－待处理流动资产损溢　　　32008年5月29日，经查长款3元属于无法查明原因的现金溢余，经批准后转入营业外收入，会计处理是：　　借：待处理财产损溢－待处理流动资产损溢　　　3　　　　贷：营业外收入　　　　　　　　　　　　　　　3　　（三）“银行存款日记账”与银行对账单的核对　　银行每月会定期打印客户对账单，出纳人员应定期核对出纳的“银行存款日记账”与银行对账单，并编制“银行存款余额调节表”。　　即使企业记账和银行记账都没有错误，银行存款日记账的余额和银行对账单的余额也往往不一致。这种不一致是由于存在未达账而形成的。所谓未达账项是由于企业和银行取得凭证的时间不同，导致记账时间不一致，而发生的一方已经取得结算凭证登记入账，另一方尚未取得有关凭证尚未登记入账的款项。未达账项包括以下四种类型：1.企业已收，银行未收　　即企业送存银行的款项，企业已记账，作为银行存款的增加，而开户银行尚未办妥手续，未记入企业存款户。2.企业已付，银行未付　　即企业开出支票从银行存款中付出款项，企业已经记账，作为银行存款的减少，但开户银行尚未付款、记账。3.银行已收，企业未收　　即企业委托银行代收的款项或银行划给企业的存款利息，银行已作企业存款增加记入存款户，但企业尚未收到通知，未登记入账。4.银行已付，企业未付　　即银行代企业支付的款项支付后，已作企业存款的减少记入存款户，但企业尚未接到银行通知，未登记入账。　　上述任何一种未达账项的存在，都会使企业银行存款日记账余额与银行对账单余额不相一致。企业应根据核对后发现的未达账项，编制银行存款余额调节表，　　编制“银行存款余额调节表”的规则如下：1.银行已记增加，单位未记增加，单位记增加。2.银行已记减少，单位未记减少，单位记减少。3.单位已记增加，银行未记增加，银行记增加。4.单位已记减少，银行未记减少，银行记减少。　　上述四项原则可归纳为：单位和银行“谁未记增加谁记增加，谁未记减少谁记减少”。

如果调节后双方账目余额不相符，则说明账簿记录有差错，出纳员应进一步查明原因，予以更正。　　如果银行存款余额调节表的结果显示双方账目余额相等，一般说明双方记账没有差错。无需做任何调整，不能直接以银行存款余额调节表的结果来调整账簿。　　即：对于银行已经登记入账而本单位尚未入账的未达账项，要等到有关银行结算凭证到达后，才能登记银行存款日记账，绝不能以“银行存款余额调节表”作为记账凭证。　　例题：**公司2008年7月31日银行存款余额为58200元，而银行对账单存款余额为79000元，经逐笔核对，发现有如下四笔未达账项：7月11日，企业收到货款100000元，银行尚未入账；7月18日，银行支付企业水电费800元，企业因未收到银行的付款通知书，尚未入账；7月20日，企业开出现金支票一张，金额600元，持票人尚未到银行提现，银行未入账；7月25日，某单位汇来预付货款20000元，银行已经收妥入账，但企业尚未入账。[答疑编号811050203：针对该题提问]

（四）实现会计电算化后的对账　　计算机银行对账与手工核对银行账的原理和方法基本相同，但对账、核销已达账项以及编制银行存款余额调节表等工作基本交由计算机自动完成。计算机核对银行账，首先将银行发来的对账单输入计算机中的银行对账单库中，然后由用户确定对账的银行存款科目及对账方式，再令计算机自动将系统中存储的银行日记账中的记录按对账的条件进行筛选，并将筛选的记录送入银行日记账未达账库中，最后在银行对账单库与日记账未达账库之间进行记录的自动核对和核销，并自动生成银行存款余额调节表。二、结账　　结账是指在一定时期内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，将各类账簿记录核算完毕，结出各种账簿本期发生额合计和期末余额的一项会计核算工作。通过结账为进一步总结分析单位的财务状况、经营管理情况、编制会计报告等工作提供详实、具体的资料数据。　　（一）结账工作内容1.结账前，检查本期日常发生的全部经济业务是否均已填制或取得了会计凭证，是否按规定程序登记入账，有无错记、漏记、重记。若发现登记工作有失误，应及时按规定手续进行更正、补记。2.检查单位是否按照“权责发生制”、“配比”的原则，进行账项调整。3.检查各项费用、成本和收入、成果的时期界限是否均已在有关账户之间完成了结转，是否真实地反映当期的财务成果。4.完成上述工作后，分别结算出各种日记账、总分类账和明细分类账的本期发生额和期末余额。　　（二）结账方法　　结账可分为每日结账、月度结账、季度结账、年度结账。具体结账方法：1.每日结账（日结）　　日结即在每日终了时进行的结账。日结的方法是：在逐笔、顺序登记完账簿后，应结出本日余额。2.月度结账（月结）　　月结即在每月终了时进行的结账。月结的方法是：在最后一笔经济业务的记载下面划一条通栏红线，在红线下面的一行“摘要”栏注明“本月合计”，在“借方”、“贷方”、“余额”三栏分别计算出本月借方发生额合计、贷方发生额合计和结余额数，然后在此行下面再划一条通栏红线，表明本期结算完毕。

3.季度结账（季结）　　季结即在每季终了时进行的结账。季结的方法是：在每季最后一个月的月度结账的下一行“摘要”栏注明“本季度累计”，在“借方”、“贷方”、“余额”三栏分别计算出本季度三个月的借方、贷方发生额合计数及余额，然后在此行下面再划一条红线，表明季度结算完毕。

4.年度结账（年结）　　年结即在每年年度终了时进行的结账。年度结账的方法是：在本年最后一个季度的季度结账的下一行“摘要”栏注明“本年累记”，在“借方”、“贷方”、“余额”三栏，分别填入本年度借方发生额合计、贷方发生额合计、年末余额，然后在此行下面划两条通栏红线，表明全年经济业务的登记工作至此全部结束。

（三）实现会计电算化后的结账　　每月月底都需要进行结账处理，计算机结账不仅要结转各账户的本期发生额和期末余额，还要进行一系列电算化处理，检查会计凭证是否全部登记入账并审核签章、试算平衡、辅助账处理等。与手工相比，电算化结账工作更加规范，结账全部由计算机自动完成。结账工作需要注意的事项：1.由于某月结完账后将不能再输入和修改该月的凭证，所以使用会计软件时，结账工作应由专人负责管理，以防止其他人员的误操作。2.结账前应检查该月的所有凭证是否均已记账、结账日期是否正确、其他相关模块的数据是否传递完毕，以及其他结账条件是否完备。若结账条件不满足，则退出本模块，检查本月份输入的会计凭证是否全部登记入账，只有在本期输入的会计凭证全部登记入账后才允许结本月份的账。与记账不同的是，一个月可以记账数次，而只能结一次账。3.结账必须逐月进行，上月未结账也不允许结本月的账。若结账成功，则做月结标志，之后不能再输入该月的凭证和记该月的账；若结账不成功，则恢复到结账前的状态，同时给出提示信息，要求用户做相应的调整。4.年底结账，则系统自动产生下年度的空白数据文件（即数据结构文件），并转年度余额。同时自动对“固定资产”等会计文件作跨年度连续使用的处理。5.跨年度时因年终会计工作的需要，会计软件允许在上年度未结账的情况下输入本年度一月份的凭证；单位可以根据具体情况，将结账环境设置为：在上年度未结账的情况下不允许输入本月的凭证。6.结账前应做一次数据备份，如果结账不正确可以恢复重做。三、更换账簿　　年度终了须要换新的账簿。年度结账后，将本年度账簿中的余额结转到下一年度对应的新账簿中去，然后将本年度的全部账簿整理归档。结转账簿年度余额时，在本账簿中最后一笔记录（即本年累计）的下一行“摘要”栏注明“结转下年”，将计算出的年末余额记入余额方向相反的“借方”或“贷方”栏内，如：“银行存款日记账”年末余额方向为借方，结转到下年度时，将余额列入“贷方”栏，在“余额”栏内注明“0”，在“借或贷”栏注明“平”。至此本账年末余额结转完毕。　　下一个会计年度要对所有账簿进行重新开设。登记第一笔经济业务之前，应首先将本账簿的上年余额列示出来。其方法是：在新开设的账簿的第一行填写“月、日、上年结余”，将上年余额列入“余额”栏，并标明余额方向，余额方向应同上一个会计年度本账簿的余额方向相同。新账结转或重建后，应在账簿封面上写明单位名称、账簿名称、编号和使用时限，在扉页“会计账簿启用表”上填写启用日期、单位负责人、记账人员和会计主管人员姓名并加盖名章和单位公章。

                                     第六节　出纳报告单

  　出纳记账之后，应根据现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账等核算资料，定期编制“出纳报告单”，以报告本企业一定时期现金、银行存款和有价证券等的收支和结存情况，并据以与总账会计核对期末余额。“出纳报告单”主要反映库存现金、银行存款和有价证券的收、支、存情况，并与总账会计核对期末余额。

出纳报告单的报告期可与本企业总账会计汇总记账的周期一致，如果企业总账10天汇，则出纳报告单10天编制一次。