编写文件编码的制定规则

1、公司文件，把公司关键词拼音首字母作区别于其他公司的标记；将部门编码，为方便记忆通常采用部门首字拼音，如部门名称有重复的首字拼音，则采用增加区别的字母则可。如行政部，则编码为XZ；生产部则编码为SC

2、将文件分类，通常文件按来源又可分为外来文件（如WL），法律法规（如FG），公司内部管理制度、合同协议等。公司内部管理文件按质量管理体系的标准文件分类则为管理手册（如GC）、程序文件（如CX）、管理制度（如GL）、表格记录（如BG）。

3、文件编码顺序制定：公司编码--文件分类编码--文件序号---版本号如：利得公司生产部文件，生产计划管理制度，文件编号顺序为08，版本号为第一个版本V0。利得公司编码可为LD。生产计划管理制度在文件分类中属公司内部管理制度，且为管理制度类，则编码为GL。那么该文件编码就为：LD-GL-08V0当文件提请修改，文件内容修改较多后，文件编码则为：LD-GL-08V1

4、文件总目录：为了使文件编码便于查询、搜索，公司应编制《公司文件汇总目录表》，将所有的文件名称、编码、文件归属部门、版本等信息记录在《公司文件汇总目录表》中，可确保公司文件编码统一管理、发放、回收、归档工作。此工作通常由公司标准规范部门负责。