公司文秘人员实务知识及技巧分享

1、初接触文秘一岗位，大家可能觉得很疑惑，总觉得岗位微不足道，甚至觉得是打杂的，其实不然，下面让小编带大家重新认识文秘人员真正扮演什么角色吧！

2、作为一名文秘人员，必须清晰自身角色的正确定位，以个人理解可以有如下几个定位：

3、作为一名合格称职的文秘人员，必须具备一定的质量、能力、素质与职责。为让大家更加直观理解，特归纳制作成如下图片：

4、相信大家熟知“一技在手行天下”、“技多不压身”这些老话了，个人简单理解就是机会是留给“有准备”的人。作为文秘人员没有多项技能防身，很难在立足此岗位。以下是文秘人员基本需要掌握的技能，看似简单，熟练掌握、灵活变通还是需要时间磨练哦！

5、文秘人员日常工作事务有哪些？主要包括但不限于如下图内容哦。在此着重提点各位文秘人员，【自我培育与提高】是一件非常有挑战性的工作，如果真正做到，不仅提升工作效率，而且能够为自身争取晋升或跨岗位就业提供了不可估计的空间哦！

6、下面根据文秘实际日常工作，开展相关实例分享——文书档案及资料管理实例。文书档案及资料管理可以分为三步曲：收集整理、分类保管、检索和利用1-收集整理是指快速且大量的收集整理相关资料；2-分类保管是指区分建档，避免累积档案；3-检索和利用是指建立检索表，通过检索表可以迅速缩小检索范围，方便查找档案。

7、上述已经以电脑档案管理菰灞巴静举例说明，下面与大家分享文书档案及资料管理实例技巧分享。日常工作中，如何区分需要归档及不需要的文件材料？瞀闩程狨从个人实际工作经验主要归纳如下几点：• 需要归档的文件材料：有查考利用价值的收发邮件、传真、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、报告、簿册、内外审评审要求存放数据、有关照片等• 不需要归档的文件材料：a.重复文件；b.无查证利用价值的事物性、临时性文件；c.仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件；d.未经主管审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件；e.一般文件的历次修改稿。• 注意事项：a.收集数据过程中，如不肯定是否进行存盘或销毁，必须及时提出，不能私自处理。b.利用计算机管理文文件数据时，对于一些重要的、机密的数据，必须具有保密意识，并根据需要对重要文文件数据对重要文档进行加密，以避免机密或限制的泄漏。（PS：Office各类办公软件中提供了加密的功能，各文秘人员应该学会应用该功能，与此同时要留意密码设置后要保管好。）

8、在实际工作中，文秘人员做好会议记录非常重要。如何做好一份会议记录，相信大家百度上搜殇矬岭柳索均可以找到不少方法技巧。而这里也不重复一一道来，小粕盘镱嘧编更想让大家掌握的是与实际更加相符的技巧，具体总结如下几点：1. 有些会议中，主持者或与会人员会着重强调工作「精神」或「思维」，这些内容只需领悟而无具体跟进事项，往往被记录者忽略。其实这些内容被反复或重点强调，与具体可操作的工作事项同样重要，甚至更加重要，故亦应记录在案，以供大家备忘并理解学习；2. 有时临时参加专题会议，因对背景、目的等情况均不了解，或与会人员使用一些专业词语，给会议记录带来一定困难。对此，各位更应着重于听，理顺思维，若遇到一些很难理解或听不懂的语句，用自己能理解的记号进行标识后直接跳过，会后再作补充，以免影响其它内容的记录；3. 对会议中听得模糊不清或跟进人不清晰的事项，会后一定要找相关人员共识后再发出，以确保内容的准确性。会议记录时记下重要词语或语句即可，避免长篇幅记录而遗漏其它内容。