企业档案管理人员如何做好档案收集工作

档案收集，是档案工作中至关重要的一环，是档案工作的起点。但在日常工作中，因为其他职能部门人员档案意识不强，对档案工作理解不到位，导蓟瑰藿璐致分不清哪些文件该归档，该归档文件未及时归档，造成企业重要文件材料丢失，失去原有的凭证价值。作为档案管理人员，我们可以通过以下方法，使档案收集更加全面、及时、完整。

企业管理制度的约束

1、与企业各职能部门沟通，确定归档文件材料的来源和内容。制定《企业档案归档范围表》，明确罗列应归档的文件材料。要对《企业档案归档范围表》适时进行补充、调整，不断完善，尽可能做到详细完整。

2、建立企业档案管理制度，对各类档案收集时间、应归档时间进行划定，对归档文件材料的质量提出要求，以确保各部门能按照制度约定时间自主移交符合归档要求档案至档案管理部门。

3、可以把档案收集、移交的及时性、完整性，纳入公司奖惩制度或各部门绩效考核方案中。通过考核，促使各部门人员主动移交应归档文件至档案管理部门。

4、参与文件形成部门相关工作流程制度的评审，把“移交文件材料归档”，作为业务结点，纳入各部门相关工作流程。

档案管理员的积极主动性

1、明确规定归档日期的文档，积极主咿蛙匆盗动催要。可以在归档日期前，主动发邮件给相关部门，提醒其按照档案管理制度规定时间，进行移交归档；未明确归档日期的文档，在文件形成之后，应立马催要，提醒对方移交归档。

2、移交月过后，可对本年度各部门移交情况（比如移交的及时性、完整性、移交数量）进行邮件通报，提出改进和不妥之处，以敦促各部门配合下一年度移交归档。

3、通过总结档案主要借阅用户的利用动向、特点和规律，有重点、有计划的开展档案收集工作，整理过程中发现缺失情况，要有针对有重点的与相关部门沟通，进行补充收集。

4、可以在企业范围内定期开展档案月活动或兼职档案员培训活动，以增强其他各部门兼职档案人员或文档管理人员对档案的了解和重视。

档案管理系统前端控制

1、档案管理系统供应商已经可以根据客户需求，进行集成开发，实现OA、ERP与档案管理系统的对接。档案管理人员，可以根据收集范围，提出系统的开发需求。用软件，实现档案收集的前端控制。