职场仪容礼仪—拨打电话的礼仪

1、1．做好充分准备
主动打电话的人作为电话沟通的发起者，必须意识到电话沟通的时间有限，要把事情讲清楚，又不能占用对方太多的时间。因此，如果电话中要讲的事情比较多，或者问题比较复杂，最好准备一份通话提纲。在提纲里对需要说的问题排列出先后次序，这样就不会因为一时疏忽而遗漏事项，说起话来也不会颠三倒四，前言不搭后语。在电话里，条理清晰而简明扼要地把问题阐述清楚，会给人留下熟悉业务、精明干练的好印象。

2、2．选择恰当的时间
如果双方事先约好了通话时间，就应当准时致电。如果事先没有约好通话时间，应当在对方方便的时候打电话。具体来说，最好在对方上班5~ 10钟以后，或者下班5～10分钟以前拨打。因为是刚刚上班或者即将下班，对方通常有空闲接电话。非有重要、紧急的事情，不要在对方的休息时间拨打业务电话，包括早上8点之前，晚上10点之后；用餐时间、午休时间、节假日等，否则，会引起对方的反感。如果一定要在私人时间或休息时间打电话，首先要表示歉意，而且要解释原因，取得对方的谅解。致电时注意避开对方通话高峰时段、业务繁忙时段、生理厌倦时段，也是明智的。如果是私人电话，最好不要在对方上班时间拨打。
在事先没有约定的情况下主动打电话给对方，其性质就像没有约好时间而突然造访一样，是很冒昧和唐突的，因此你有必要礼貌地问一句：“现在说话方便吗？”对方感到自己受到了尊重，对你的体谅之情会心领的。即便当时不方便通电话，也会欢迎你在适当的时间再次致电。

3、3．开场白要有礼貌
电话接通后，首先应当向对方礼貌地问候一声“您好”，而不要习惯性地说“喂”，或者在不打招呼的情况下就介绍自己，甚至直接说要找的人或要办的事情。这样给人的感觉会很唐突，也有些傲慢和盛气凌人。其次，应当自报家门，让对方知道打电话的是什么人。自报家门有几种方式：其一，报自己的全名；其二，报自己所在单位的名称；其三，先报自己所在单位的名称，再报自己的全名；其四，先报自己所在单位的名称，再报自己的全名和职务。第一种介绍方式通常适用于私人交往，后三种适用于业务往来。
在自报家门的过程中，人们通常会犯两个错误：一是不报所在单位的名称，只说自己的名字。如果对方熟悉你，当然可以省略所在单位的名称，反之则会造成对方的困惑。只有说明了单位的名称，对方才会知道你是做什么的，有什么业务要接洽，如何跟你对话。二是只说所在单位的名称，不说自己的名字。这可能是因为你经常给对方打电话，已经比较熟悉，不需要通报姓名；也可能是因为你的身份高于对方或者单位的级别、规模高于对方，出于一种优越感而只报单位的名称，不说自己的名字。如果是纯粹的业务性电话，谁打都可以，这样做也无大碍。但在一般情况下，这样做是不太礼貌的。

4、4．合理安排通话时间与内容
一般情况下，通话的时间应当保持在3分钟以内。作为主动打电话的人，更要自觉遵守3分钟原则，控制通话长度，避免占用对方太多的时间。如果确实无法在3分钟内完成通话，也要礼貌地征求对方的意见，得到对方的允许后，延长通话长度，并在挂电话时表示自己的歉意。通话时必须少说各种空话、套话，在礼貌地问候对方后，直接切入电话沟通的主题。如果同时要讲几件事情，就要在通话提纲中安排一个合理的先后顺序，简明扼要又条理清晰地把话讲完。
日本的松下电器曾经关注公司的话费问题，在自己的广岛营业所安装了类似于出租车计价器的仪器，把通话的对象、时间、话费全部记录下来。结果，每月高达480万日元的话费一下子减少到了273万日元。换而言之，过去的话费有40%以上是浪费的。

5、5．礼貌地结束通话
一般情况下，电话应当由打电话的一方主动挂断。如果是在通话过程中意外中断，打电话的一方应当主动打过去，并向对方解释，以免对方产生疑虑，以为是你有意中断通话。挂电话时一定要轻放话筒，否则对方会不自觉地想，你会不会是有意在表达不满。即便不产生这样的疑虑，也会感到不舒服，觉得打电话的人没有礼貌。同时，在挂电话之前， “再见”之类的告别语是不能少的。在预感到通话即将结束的时候，作为打电话的一方应当主动说“再见”。不说告别的话就贸然挂断电话，给人的感觉是结束得很突然，甚至会产生误解。