邮件合并实用技巧解读

1、一、批量打印收据。

1、规范收款数据。

方法：

1、添加辅助列“大写”列。

2、将收款金额转换为大写。

3、删除表头。

4、保存数据。

解读：

1、添加辅助列式为了在收据中进行大写应用。转换公式为：=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(-RMB(D3,2),TEXT(D3,";负")&TEXT(INT(ABS(D3)+0.5%),"[dbnum2]G/通用格式元;;")&TEXT(RIGHT(RMB(D3,2),2),"[dbnum2]0角0分;;整"),),"零角",IF(D3^2<1,,"零")),"零分","整")。其中的D3为金额所在单元格地址。

2、删除表头是为了符合邮件合并的功能。

2、邮件合并。

方法：

1、打开“收据”Word文档。

2、【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。

3、找到“收款明细”记录表，【打开】并【确定】。

4、单击收据中相应的字段，并选择【插入合并域】中的字段插入到相应的位置。

5、单击【预览结果】和箭头浏览数据。

6、单击【完成并合并】-【编辑单个文档】并【确定】。

7、直接打印生成的新信函。

3、二、批量打印带照片的证件等（准考证）。

1、整理数据源及照片。

照片路径：

照片存放：

需要打印的数据整理到Excel表格中。并将照片以姓名命名保存到文件夹中，将保存照片的位置添加到Excel表格中。

注意事项：

1、照片文件夹路径中的反斜杠全部替换为双反斜杠。

2、删除表头，也就是第一行数据必需为准考证号、姓名等数据，不能添加其它的说明性表头。具体详情请参阅上图。

3、照片必需以姓名命名。

4、邮件合并。

（1）、在Word中制作模板。

5、2）、邮件合并（插入文字信息）。

方法：

1、【邮件】-【开始邮件合并】-【目录】。

2、【选择收件人】-【使用现有列表】-找到信息数据的存放位置，并打开-【确定】。

3、将【插入合并域】中的【姓名】、【性别】、【身份证号】、【正考证号】、【考点】插入到相应的位置上。

备注：

【邮件】-【开始邮件合并】-【目录】，此步骤的作用在于将生成的准考证依次排放，否则每个准考证占用一张，比较浪费哦。有兴趣的同学可以省略此步骤，实际测试一下效果。

6、（3）、邮件合并（插入照片）。

方法：

1、选择照片位置。

2、【插入】-【文档部件】-【域】。

3、在【域名】中选择【IncludePicture】，在【文件名或URL】中输入：照片-【确定】。

4、选中照片显示控件，并调整其大小。

5、按Alt+F9组合键，选中“照片”。

6、【邮件】-【插入合并域】-【照片】，按Alt+F9组合键。

7、单击【预览结果】，并按F9键刷新。

7、（4）、批量生成准考证。

方法：

1、单击【预览结果】-【完成并合并】-【编辑单个文档】-【全部】-【确定】。

2、生成了一个新的文档，用Ctrl+A全选稳定，并按F9键更新数据。

3、查阅核对数据，大功告成哦，剩下的就是直接打印了。

8、结束语：

        打印收据和打印准考证中的文字信息所使用的方法是相同的，但准考证中的照片需要首先插入【IncludePicture】域，然后进行设置。各位亲在操作的过程中注意查阅图片和文字信息，按照步骤操作即可实现哦！如果有疑问，欢迎在留言区留言讨论哦！