word文档之排版技巧

1、设置纸张和文档网格打字写文章前，不要上来就急于动笔，先找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。一般为A4大小。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。

3、从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图4所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。

5、现在，规划一下文章中可能用到的样式。对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。 文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。规划结束之后，即可录入文字了。

6、首先，录入文章第一部分的大标题，如图5所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式。

8、用同样的方法为其他样式指定快捷键。现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图9所示。选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。

10、从菜单选择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。 对文章的不同部分分文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。

12、如果要取消分节，只需删除分节符即可。分瘠彐伊竽节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，即可查看隐藏的编辑标记。在如图上面图所示中，分别显示了不同节末尾的分节符。在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。为不同的节添加不同的页眉利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图所示。

15、在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮，显示“页码格式”对话框，如图23所示。默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了

16、第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1开始编号。插入目录最后可以为文档添加目录。要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题1”~“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，如图所示

18、至此，整篇文档排版完毕。在整个排版过程中，可以注意到样式和分节的重要性。采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式，并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。