如何成为一个优秀的接待员

每个面向公众的公司无论如何都会需要一张直接展示给公众的面庞。虽然良好的电话及电子邮件沟通对于接待员十分重要，但是接待员和客户服务代表的明显区分，就是要进行面对面的沟通。通常情况下，当一个人（供应商、申请人、社区成员）进入你的工作场所时，他们看到的第一个人就是接待员，然而第一印象总是很重要的。

1 掌握正确的技能

1、有一流的组织能力。接待员是代表公司脸面的人——他们是跤耧锿葡与客户最先打交道的人，也是公司同事询问信息及日程安排的人。 除了接听电话，接待访客，他们还经常与客户打交道，组织活动，安排会议等所有这些职责，接待员真的需要在同一时间处理多个事务。如果一个人不能同时接管多个事务并以有序的方式处理它们，那么他将无法长期胜任接待员这一工作。[1]保持组织能力的最好方式是建立一个最适合您的档案系统。重要的是要知道什么样的文件和信息是你的老板、同事或者客户可能需要的。把所有这些信息放在在不同的文件夹中——在你的电脑桌面上或拷贝在硬盘里。用最适合你的方式来组织档案系统——如果会需要像霓虹灯似的电子便签，就这样吧。组织能力也意味着自我激励——你不需要任何人来告诉你如何做事，或者记录你的工作。如果你具备组织能力，你会知道每一天需要完成什么样的任务，哪些是优先级的任务。

3、要可靠。接待员被认作应该是随时在办公桌工作的人——如果没有人接听电话，或是有很多排着队的客人，会反映出这不是一个好公司。让靠谱成为你的第一要素——如果你的老板知道你很靠谱，随时处于工作状态，那么你就成为了公司里不可缺少的人。[3]]

5、随时作笔记。，如果老板让你做一些事情，记录下具体细节。如果客户打来电话，确保写下他们的信息（姓名，联系方式，他们想要什么，殪讧唁跬等等）。记笔记是保持井井有条的一个好方法，同时它能提醒你工作中任何要做的小事。把你的笔记都写在一个记事本里，随时携带它。 你会惊奇地发现它们是多么有用，尤其是当你试图回忆起5小时前打来电话的人需要什么的时候。确保记录下信息的细节，检查一遍你写下的东西。最重要的是，记录信息时，在你挂断之前重复一遍你所听到的留言和联系资料，保证您将传达给别人的信息正确无误。

7、用接待其他访客一样的专业精神和礼貌，迎接好快递人员。您可能会被要求签署交付。确保你的签名是清晰可辨的。送货人员可能需要知道放置包裹的地方。确保您联系了相关事宜的员工。

更好地展现自己

1、有一个积极的态度。如上所述，接待员是公司的脸面——他尺攵跋赈们是最先与客户打交道的人，也是要为那些不能实地来公司的顾客解答问题的人。没有人愿意面对着臭脸和坏脾气。始终保持笑容和开朗、乐观的个性是溟猫钽吟第一要务。记得抱有耐心对于具有挑战性的客户，即使他们已经碰触到你最后一根忍耐神经。[4]即使你遇到了一个具有挑战性的客户，也要提醒自己，你是一个强大的、快乐的人。告诉自己，他们的行为是出于无奈，只要你尽自己最大努力去接纳他们，你就不会是过失方。与其情绪失控，看起来像一个坏脾气的、吝啬的人，保持清晰的头脑是更正确的做法。

3、彬彬有礼。尊重他人。把你接待的每个人都当作是那一天走进办公室里最重要的人。这是你的工作本分——没有人关心你今天上午遭遇了怎样的交通堵塞，你把自己最新的品牌包包毁掉了，或者你弄丢了最喜欢的CD。把私人事务留在家里。（即使你并不尊重他们的消息或他们的表达方式，也要掩饰一下。）整体而言，要确保别人感觉放松，并且乐意与你交谈。

5、保持外观整洁。不要睡眼朦胧地从被窝里爬出来就去上班了，连头发都不梳一下。洗脸，化个妆或刮下胡子，对于你的外表做一点努力吧。因为您需要问候客户，并与同事工作一整天，所以强烈建议你好好刷牙，并喷一些除臭剂。 一个散发清新味道的接待员是会讨人喜欢的。