怎样高效的进行会议

1、制定 22 分钟时间的会议

 

谁规定所有的会议时间需要花半个小时甚至一个小时？这有何数据依据？当然没有。

 

其实，这点时间留给人们去阐述、辩论自己的观点显然不足够。因此反过来讲，也不可能所有的会议在 22 分钟之内搞定。

 

但你可以尝试尽可能将会议时间控制得越来越短，而不是越来越长。

2、有个共同的议程

 

有个明确目标的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。

 

可以考虑在白板上写出议程的内容，同时加粗相应的关键点，由此不断提醒大家我们这个会议需要达到什么样的目标。

3、提前 3 天发送邀请和相关必读内容

 

虽然这可能是会议组织者的负担，但这能为组员降低尽可能小的成本。

 

千万不要让会议变成“大家尽可能得先了解文档中的内容，然后必须提交相应的作业”等这种情况。

4、准时开始

 

会议准时开始的这种情况发生的几率有多少？该死，实际情况是几乎没有。

 

你可能会说，部分的情况可能是由于 Outlook 等程序可能没有设置足够的提醒时间的问题。 当然纯粹依靠软件是不靠谱的，甚至我建议你可以使用便签等“土办法”。

 

同时 22 分钟的时间对于个人而言，也可以当作是做个缓冲休息时间。

5、站着开会

 

舒适的椅子会让人“变懒”，而同时站着开会能提醒大家目标是不是需要说明或者补充。

 

同时，你需要保持你的观点，如有必要请保持沉默，将它留到会议外去单独处理。

6、不要带笔记本，但记得带纸笔

 

如果你承诺会议会在 22 中之内搞定，那么就没有必要带其他无关的物品。

 

我甚至认为带上这些东西你将重复你中学时的覆辙 -- 看起来你在开会，而其实你的心已经飞往他处。

 

纸和笔会让你的头脑清醒，也有利于分工：一个人讨论问题，另外一个人记录。

7、同时禁止带手机

 

理由同上

8、注意！记录所有的话题相关的反馈

 

如果是个会议，那必定有个人会担当组织者的角色，记录所有应该注意的点。

 

同时，反馈中可能会有支线等情况发生，你应该避免这些话题不会离会议本身的议题太远。

9、尽可能快的发送会议记录

 

22 分钟并不长，但你应该尽可能快的发送相关的会议记录，组织并计划下个会议。

 

好了，我想你有更多补充这个话题的观点，那么也请你不吝的提出。如果你愿意，你完全可以和其他人分享这个话题。