商务英语邮件回复注意事项

一:称呼

这里包含名字和头衔。姓名:商务英语邮件回复很容易在对方姓名的拼写上犯错误;如果是英文邮件,尤其是注四歹吭毳意对方的名字。务必养成一个好习惯,名字不要直接写。如果是回复别人的邮件,将名字直接从对方的签名栏里面粘出来。如果回复邮件,或签名栏里没有,将别人的地址先放上,在名字直接从对方的地址栏里面粘出来,再去掉不要的部分(如:邮件地址符号等);最后在进行一遍核对。

二:主题

商务英语邮件回复标题是邮件主要内容的浓缩,是读者浏览信箱时决定是否阅读该邮件的根据。简洁明了的主题内容可起到索引的作用,便于收件者以后在大量的邮件中查出相关的邮件。邮件标题选择的合适与否将影响到读者处理信件的效率。因此,为了确保收信人能及时阅读邮件,邮件的标题不仅要引人注目,而且应该简洁明了、言简意赅、浓缩内容。例如:写一个取消明天会议的邮件。主题写成:News about the meeting,不够明确,可以改为:Tomorrow's meeting canceled.

三:正文内容直奔主题

商务英语邮件回复不需要过多的寒暄,恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的,比如: I'd like to discuss the meeting preparation with you. 表明邮件的目的是商讨会议准备,接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长,阐述清楚即可,不需要过多修饰。

四:明确收件人

收件人和抄送人哪些该是收件人,哪些该是抄送人,这个心里首先要有谱;如果涉及人物太多,要事先将收件人和抄送人名单列在一张纸上,再一个一个添加;要充分利用客户端的地址本功能,以免写错地址;这里最容易出现的错误是:在自己以前发的邮件上回复时,点击“全部回复”,而电脑系统没有辨析功能,就成了自己是“收件人”,别的人成了“抄送人”;所以要注意核对这点;(2) 在要把某个“抄送人”移到“收件人”当中时,使用“剪切”“粘贴”功能,由于疏忽先剪切了后,又忘了粘贴,造成收件人少了一个;所以,作这类移动时,不要用“剪切”“粘贴”功能,最好用鼠标直接拖拽。