竣工文件的整理与归档

1、11.2竣工文件的组卷11.2.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。11.2.2施工文件按单项工程、单位工程组卷；竣工图按水工、机械、建筑、结构、给排水、电气、环保等专业组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。11.2.3案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长。

3、11.4案卷的编目11.4.1卷内页号的编写依据卷内文件的排列顺序，均应以有书写内容的页面（包括原有的文字封面、图样目录）编写页号，同一卷内的文件应编写连续页号；页号编写位置：单面书写的文件在其右下角编写页号；双面书写的文件，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号；图样的页号编写在右下角或标题栏外右上方。成套图样或印刷成册的文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。各卷之间不连续编页号，同一问题一卷装不下，可分为两个以上的案卷，每卷页号及卷内目录均重新编写顺序号；卷内目录、卷内备考表不编页号。11.4.2卷内目录的编写卷内目录是案卷内登记文件及其排列次序的目录（式样见图2）并排列在案卷文件首页之前，尺寸为297mm×210mm（即A4纸），字体为宋体，用计算机打印，其内容为：序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个序号，文件的附件不编序号；文件编号：填写文件的文号或图样的图号，设备代号、项目代号等。责任者：填写文件形成部门或主要责任者，必须使用全称或通用简称，不得称“本厂”、“本局”、“本公司”（如：原始记录即为记录的原形成单位，竣工图即为竣工图的编制单位，厂家资料即为原生产厂家），以个人名义制发的文件，填写作者姓名；文件材料题名：填写文件（图纸）的全称；日期：填写文件形成日期，且必须写全（即年、月、日须写全），“1999年”不得简写为“99年”，月、日均用二位数表示，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：“1999年5月11日”写成“19990511”（原始记录以每册记录中的最早和最晚时间为该册的编制日期，竣工图填写每张竣工图章中的编制日期，设计（更改）通知单以每份通知单上的末尾标注日期为编制日期，厂家资料、专题报告以每册/份资料的封面的原日期为该册/份的编制日期；页号：填写每件文件首尾页上标注的页号。备注：填写其他需要说明的事项。设计图纸可用原来的图纸目录，不另作卷内目录。11.4.3填写卷内备考表卷内备考表是说明案卷内文件状况的表格（式样见图3），并排列在案卷文件尾页之后，尺寸为：297mm×210mm(即A4纸)，字体使用宋体，用计算机打印；每卷必须填写卷内备考表；卷内备考表要说明案卷内文件的名称及件数、页数、不同载体形式文件的数量（如：文字材料××页，照片××张，图纸××张），以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；立卷人：由责任立卷人签名；立卷时间：填写完成立卷的日期；检查人：由案卷质量检查者签名；检查日期：填写检查的日期。互见号：填写反映同一内容,另行保管的档案保管单位的档号,并注明其载体形成。11.4.4卷盒封面和脊背的编写科技档案案卷卷皮采用卷盒、卷夹两种形式。1水电站工程竣工科技档案一律采用卷盒，其外表尺寸为：305mm×220mm，厚度分别为20 mm、30 mm、40 mm、50 mm、60 mm五种。卷皮宜采用牛皮纸板双裱压制，或黄板纸制作，外裱牛皮纸，推荐使用无酸卷皮。为统一使用国家档案局标准、云南省档案局监制的卷盒,由建管部购买来,再按原价卖给各单位。卷盒封面应填写以下主要内容：案卷题名：由立卷人拟写的能够简明、准确揭示卷内文件内容的概括性标题，其主要内容包括项目名称或代字、代号及其结构、单位工程、分部工程、专业、系统、组件、部件、阶段等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符。立卷（编制）单位：填写文件组卷的单位或项目负责部门。起止（编制）日期：填写卷内文件形成的起止日期（即卷内目录中所反映的最早和最晚日期为该卷的形成日期）；保管期限：填写国档发[1998]4号的规定划定的该卷档案保管期限，具体划定见附表；密级：依据保密规定填写卷内文件的最高密级；档号：填写该卷档案的项目代号、分类号和案卷流水号；项目代号由工程建设项目法人设定，1水电站工程为“1G”，分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号，1水电站工程的竣工科技档案根据能源办（1991）231号《电力工业企业档案分类规则­——水电厂企业档案分类表》编制出《凤凰谷水电站工程竣工科技档案分类表》；案卷流水号指科技文件档案按一定顺序排列后的流水号。例：FHG——XXXX——XX 案卷流水号 水电厂企业档案分类号 项目代号（凤凰谷水电站代号）案卷脊背应填写案卷题名和档号、序号。案卷封面及脊背的内容除档号、序号、保管期限由1建管部档案资料室用图章盖外，其他由案卷的提交单位按卷盒上各项的尺寸，用计算机打印在70g/㎡以上白色书写纸上，再粘贴在卷盒的相关部位。

5、11.6竣工文件的归档11.6.1建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求,向建设单位档案管理机构归档。11.6.2根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。11.6.3归档文件应齐全、完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合有关规定。11.6.4勘察、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关档案管理的规定单独立卷归档。