办公室文员如何准备会议工作

会议的工作准备是每个办公室文员都要接触并熟练掌握的事。虽然这些事看起来事小，但是实际上是保证整个会议顺利召开的关键因素之一。下面就从几个步骤告诉大家怎么得心应手的开展会议准备工作

工具/原料

确定好会议基本议程。首先一定要掌握会议的相关信息，比如出席人数、出席嘉宾、会议主题、发言人员等，这样你才能根据这些进行下一步的准备工作。

一、布置会场

1、布置会场的座位。按人数适量的增减座位，设定嘉宾席、主席台。设置签到处或报到处。对于不同人员可分区域摆放座位。座位一定要摆放整齐，保持清洁，检查座椅的完整性。

2、硬件准备。会议的LED屏打好会议标题。提前调试好现场的设备，如话筒、音响、电脑、投影仪等，确保没有故障，话筒等如果是使用电池或充电的设备，确保电量充足。

3、做好标识指引。嘉宾席、报到处等处应有标识牌，并按嘉宾名撮劝丛食单准备好座位牌，给每个座位准备好茶水等。如会议室在二楼以上的，在大楼入口处、每层楼和会菜谀敉边议室门口都应该设置标识，如摆放水牌。同时要在适当的位置设置欢迎词。

二、人员安排

1、会议需要分工合作。作为办公室的文员，需要提醒上级对会议相关工作人员做好安排，并且在会议前确保各人员各司其职。

2、会议相关工作人员应当包括礼仪人员、接待人员、指引人员、茶水负责人员、安保人员、摄影人员、音响调控人员等，大型会议还应安排医务人员等等。应将工作细致分工到每个人。

三、资料准备

1、如需给与会人员人手一份资料，在会前一定要按参会人数准备好相关的资料，可以使用文件袋将所需资料装好，并放入一直签字笔。除此之外还要备好额外的资料，以免临时有需要。

2、演讲人员使用的PPT、软件等演示内容要提前准备和调试，提前将演示内容拷到会场电脑中，并确保能够正常打开和使用。

3、会议的签到表、记录表等要提前准备好。会议过程中及会后还要注意好收集这些相关的记录。