企业海量文档规范化管理方案

在科技迅速发展的今天，人们步入了一个数字化，信息化的时代，互联网行业日益发展壮大，跟谁而来的软件行业也在如今各企业领域中炙手可热。每一个企业在每天的运作过程中都都会产生大量的文件，这些文件分散在每个人的工作电脑上，邮箱里面，手机，U盘等等现代化办公设备之上，而当你想要去寻找一份需要的文件之时，尤其是这份文件非你自己所创，你就需要去联系拥有这份文件的人，让他通过各样的方式传递给你。传递给你的文件就是原来文件衍生出来的副本，但当原文件发生变化之时，副本却没有发生变化，你需要获取正确的文件，就还需要联系人再次给你传递一份，并且同样一份文件版本太多，分散存在电脑各个角落，就跟容易照成混乱，而难于管理。这样一次次下来企业的一个整体的工作效率，以及运作方式的混杂，都大大的影响了企业发展的速度。

    针对上述文件分散的状态影响企业整体运作的这样一个问题，小编特意请教了广州润普公司企业文档管理系统方面负责人了解到，对于企业要想解决这样一个问题，就必须先要拥有自己的一个完善的知识体系。就好比你要构建一座图书馆，房子书架就是体系内的支架，再然后你就要把各类图书放到体系中来，图书可以是上面拨下来的，别人捐赠的，自己采购过来的等等来源方式，而最后这些图书都是放到书架上归类整理好，这样下来完整的知识体系库才算是搭建成功了。

    那么企业如何来搭建自己的一个知识体系平台呢？我们就市面上非常常见的易度文档管理系统来看，它首先解决的就是我们前面提到的文档分散这样一个问题。我们要快速的去收集企业每天产生的各类文件，这些文件你可以自动去上传，也可以跟你的业务系统，办公系统，甚至是邮箱，扫描仪等等做集成，让文件自动收集到系统中来。

     收集到系统中文件你就可以像图书分类那样组织规范起来，这样你要查找使用一份文件就不需要经过他人的渠道，可以自行到这样一个知识系统中检索查阅。企业运作效率便自然提高了。