用会议管理系统开一场高效率的会议

1、首先是会议体系设计。开什么会？为什么开这个会？会议目的和预期？解决什么问题？根据85：15比例，体系占85％，单体会议占15％，因此首先是企业会议系统建设与设计，包括战略类、运营类、标准化例会类等。

2、其次会议策划组织准备。会议主题确定、议程、时间地点的选择、确定决策方式和参会者选择等各个细节准备，都直接决定这个会议是否具有成效。一些要素如果选择不当，就会变成低效或无效。主题不明确、没有明确的目标（区别于目的）、议程设计不合理、时间地点选择不对、有经验的人和决定权的人缺席、当事人没参加、没有达成决议、有决议没有后续追踪监督等等，诸如此类，都和最终结果有很大关系。

3、再次会议主持。侧重主持人准备能力技巧，包括主持人有没有用心做调查报告、有无主持控场能力、会议决策技巧、决策工具使用、沟通反馈技巧、总结归纳能力、应对意外情况发生、化解冲突、会议记录监督协助等，在整个会议中起决定性作用。是否选对参会者？参会者有没有做充分准备？是否愿意或具备良好表达沟通能力？有没有全身心投入参与其中（还是做个旁观者）？有没有发言？会后有没有按照决议分工去执行等，他们是会议重要组成部分，因为最终一切落地还是要靠大家去不折不扣去执行。开会是大家的事而不单单是主持人的事，也是会议决议的执行者。如果不积极参与，或是“陪会者”，或没有参与的意愿能力，最后也是不了了之。

1、这时，我们需要有一个可持续的长效的机制去解决这些问题。综合来看，这个机制需要包含三个方面：

一、一个行之有效的会议制度；

二、有执行力的执行人；

三、一套匹配的会议管理系统。

2、我们团队一直在使用日事清的计划模板中的会议管理模板进行日常会议的管理。

3、会议是否有效涉及到很多方面，缺一不可。从会议体系的设计、会议组织准备、主持人能力、参会者积极参与等，都会影响到会议的效果，只有严格把关、控制、整合、规范好每个要素细节，熟练运用好工具流程模板，掌握好技巧，最后会议才会富有成效。我们也通过会议的需求将会议拆解成以下五个部分：会议制度、会议通知、会议纪要、会议总结和会议结果执行。而且日事清提供了四象限日程安排表格，下发的会议安排会自动同步到参与人的日程中，以便更直观的安排日程的优先级，减少日程衔接的时间浪费。

4、这样整个流程下来，以上提到的绝大部分问题都能避免甚至杜绝。而且集成实现会前、会中、会后的一体化管理，提升会议组织及决策的效率、效果，保证工作质量，提升企业执行力。